對(duì)許多公司而言，優(yōu)化應(yīng)付賬款(AP) 流程是- -件困難且令人沮喪的事情。雖然公司已花費(fèi)了大量精力對(duì)其進(jìn)行流程再造，也使用了如ERP、OCR、 EDI等文件管理和電子發(fā)票技術(shù)，但結(jié)果都差強(qiáng)人意，實(shí)屬治標(biāo)不治本。因此很多企業(yè)會(huì)把應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，通過勞動(dòng)力套利方式來降低成本。
絕大多數(shù)商業(yè)發(fā)票(至少在美國如此)都是以紙質(zhì)文件、傳真或PDF格式電子郵件附件來傳遞的，而且各個(gè)供應(yīng)商的商業(yè)發(fā)票格式都大不相同，這對(duì)人工處理造成了很大困難。采購是否來自已核準(zhǔn)的供應(yīng)商?采購訂單(PO)是否和ERP系統(tǒng)相匹配?這都是應(yīng)付賬款管理團(tuán)隊(duì)需要考慮的問題。
在應(yīng)付賬款處理流程中，需手工將各種規(guī)格的發(fā)票進(jìn)行轉(zhuǎn)錄，以符合公司的標(biāo)準(zhǔn)格式。這種重復(fù)性工作既慢又容易出錯(cuò)。而許多起初看起來簡(jiǎn)單明了的應(yīng)付賬款活動(dòng)，執(zhí)行起來確實(shí)復(fù)雜且低效。對(duì)這一流程的優(yōu)化，將能夠直接轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)和企業(yè)優(yōu)勢(shì)。
處理應(yīng)付賬款時(shí)，還需對(duì)資料進(jìn)行審核。比如: "PO是否有對(duì)應(yīng)的提貨單?”"發(fā) 票金額是否與PO一致?"。此.外，在審批的過程中還要檢查"授權(quán)支付所需的文件是否已經(jīng)備妥?”
實(shí)現(xiàn)應(yīng)付賬款自動(dòng)化，需要排除一個(gè)財(cái)務(wù)障礙， 并采取三個(gè)技術(shù)步驟。財(cái)務(wù)障礙是投資回報(bào)率(ROI) 。應(yīng)付賬款工作只是一個(gè)很小的領(lǐng)域，在此進(jìn)行大規(guī)模的軟件投資需要充足的理由。 技術(shù)步驟包括:
軟件機(jī)器人必須替代應(yīng)付賬款管理人員的人工操作
必須對(duì)流程中出現(xiàn)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理
必須在員工、供應(yīng)商和主要提供報(bào)告、分析及決策支持的第三方之間建立一個(gè)高度自動(dòng)化的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)流
采取上述三個(gè)步驟之后，應(yīng)付賬款工作(相當(dāng)于"收據(jù)到ERP”業(yè)務(wù)流程外包合同中通常包含的內(nèi)容)就實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化,其自動(dòng)化活動(dòng)的結(jié)果和數(shù)據(jù)會(huì)與公司ERP系統(tǒng)進(jìn)行無縫集成。此外,新功能，比如通過移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行付款審核和授權(quán),也都將成為可能。這三個(gè)步驟還幫助那些在"采購到付款(P2P) “流程中大量使用人工作業(yè)的企業(yè)進(jìn)行更深層次的自動(dòng)化，進(jìn)而幫助他們降低成本、提高績(jī)效，在輕松實(shí)現(xiàn)合規(guī)管理的同時(shí)還能實(shí)時(shí)了解應(yīng)付賬款的狀態(tài)。
絕大多數(shù)商業(yè)發(fā)票(至少在美國如此)都是以紙質(zhì)文件、傳真或PDF格式電子郵件附件來傳遞的，而且各個(gè)供應(yīng)商的商業(yè)發(fā)票格式都大不相同，這對(duì)人工處理造成了很大困難。采購是否來自已核準(zhǔn)的供應(yīng)商?采購訂單(PO)是否和ERP系統(tǒng)相匹配?這都是應(yīng)付賬款管理團(tuán)隊(duì)需要考慮的問題。
在應(yīng)付賬款處理流程中，需手工將各種規(guī)格的發(fā)票進(jìn)行轉(zhuǎn)錄，以符合公司的標(biāo)準(zhǔn)格式。這種重復(fù)性工作既慢又容易出錯(cuò)。而許多起初看起來簡(jiǎn)單明了的應(yīng)付賬款活動(dòng)，執(zhí)行起來確實(shí)復(fù)雜且低效。對(duì)這一流程的優(yōu)化，將能夠直接轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)和企業(yè)優(yōu)勢(shì)。
應(yīng)付賬款流程方案簡(jiǎn)化了審批活動(dòng)，許多審批流程都可在基于規(guī)則的前提下自動(dòng)完成，有效減少人工參與。受路徑，匹配和流轉(zhuǎn)行為影響，當(dāng)數(shù)據(jù)不符合自動(dòng)化工作流標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，就會(huì)觸發(fā)異常機(jī)制。RPA通過遵循事先設(shè)定的重新分發(fā)規(guī)則，盡可能減少異常情況的發(fā)生。這些規(guī)則旨在發(fā)現(xiàn)異常并將其升級(jí)分發(fā)給具有適當(dāng)技能的員工。此外，該解決方案還使用實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)來標(biāo)記異常點(diǎn)，用于規(guī)則核查和欺詐監(jiān)測(cè)。
RPA在應(yīng)付賬款自動(dòng)化解決方案中內(nèi)嵌了合規(guī)和治理控制機(jī)制，如角色授權(quán)和職責(zé)劃分等。此外，記錄全部自動(dòng)化活動(dòng)的歸檔日志文件，還將顯著降低審計(jì)成本、提高審計(jì)效率。
RPA應(yīng)付賬款解決方案具有超高靈活性和適應(yīng)性。在不影響性能和準(zhǔn)確性的前提下，可輕松滿足由業(yè)務(wù)增長(zhǎng)、收購、重組帶來的業(yè)務(wù)量變化。實(shí)時(shí)性能監(jiān)測(cè)和記錄歸檔，有助于推動(dòng)對(duì)新的分析與預(yù)測(cè)能力的需求。